Kommunikasjonsplan for Vinje kommune

Kommunikasjonsplanen tek utgangspunkt i overordna mål og styringsdokument i Vinje kommune. 

Kommuneplanen sin samfunnsdel (2022-2035)

“Vinje utfordrar framtida” er visjonen til Vinje kommune. Den viser til haldningane og ambisjonane for kommunen og samfunnet. Vidare blir tre hovudsatsingsområde presentert i samfunnsdelen: 

• Vinje – ein god stad å vera for alle
• Vinje - med naturen som berekraftig ressurs
• Vinje – kompetansekommunen

I kommunikasjonsplanen er fylgjande underpunkt frå dei tre områda sentrale: 

• Me tek i mot nye tilflyttarar, og inkluderer flyktningar med informasjon og gode tilbod 
• Me gjer gode kultur-, idretts- og fritidstilbod tilgjengeleg for alle
• Me stimulerer til samarbeid mellom kommune, næringsliv og frivillige organisasjonar, noko som fører til auka engasjement
• Informasjonsteknologi skal gjera kommunale tenester tilgjengeleg for alle
• Kommunen si rolle er å rettleie innbyggjarane. Dei som tek kontakt med kommunen får hjelp og blir tekne på alvor 
• Me skal sikre involvering og brukarmedverknad i tenesteutvikling og planleggjing - også med barn og unge
• Beredskapsplanar på alle nivå er godt kjende, og me har systematisk fokus på roller, ansvar og øvingar
• Kommunen leverer kunnskapsbaserte tenester, utøver god service og godt skjønn, samt har fokus på etisk refleksjon i all tenesteyting
• Me utvekslar erfaring og kompetanse med dei andre kommunane i Vest-Telemark 
• Me informerer og oppdaterer innbyggjarane om det som går føre seg i kommunen/regionen

Les kommuneplanens samfunnsdel her 

Etiske retningsliner

Her kan du sjå dei etiske retningslinene for tilsette og folkevalde i Vinje kommune 

FN sine berekraftsmål 

Særskilt relevante berekraftsmål i kommunikasjonsarbeidet er: 

• 16 - Fred, rettferd og velfungerande institusjonar. Dette skal mellom anna sikre innbyggjarane allmenn tilgang til informasjon, og verne grunnleggjande fridomar. 
• 17 - Samarbeid for å nå måla. Dette er noko som er viktig både i arbeid med ekstern og intern kommunikasjon. 

Sjå oversikt over andre lovar og reglar under “Relevante lovar og reglar” sist i planen. 

Omgrepa informasjon og kommunikasjon blir ofte brukt om kvarandre. Ein måte å skilje dei på er at kommunikasjon seier noko om prosessen, medan informasjon er produktet eller bodskapen. Informasjon er det som blir formidla når me kommuniserer.

Ekstern kommunikasjon 

Kommunikasjon med målgrupper utanfor kommuneorganisasjonen. Det kan vera med innbyggjarar, mogeleg framtidige tilsette, næringsliv, media eller andre samarbeidspartar lokalt, nasjonalt og internasjonalt.

Intern kommunikasjon 

Kommunikasjon innanfor kommuneorganisasjonen. Det kan vera utveksling av informasjon og idéar frå leiing til tilsette, frå tilsette til leiing og mellom tilsette. Internkommunikasjon kan vera éin til éin, éin til mange, og mange til mange. Internkommunikasjon skjer på forskjellige nivå og mellom ulike einingar eller delar av organisasjonen. 

Kommunikasjonen i Vinje kommune skal vera: 

Aktiv og engasjert 

Det betyr at Vinje kommune skal vera tidleg ute med informasjon, og heile tida søkje og ta i mot innspel frå omverda.

Open 

Det betyr at Vinje kommune skal vera open og tilgjengeleg i kommunikasjonen med innbyggjarar, tilsette og andre målgrupper.

Nær 

Det betyr at det skal vera kortast mogeleg veg frå spørsmål til svar. Nærleik betyr også at innbyggjarane skal oppleve at det kommunen held på med betyr noko for dei.  

Tydeleg 

Det betyr at Vinje kommune skal bruke eit språk som er tydeleg og forståeleg for dei det gjeld. 

Måten me kommuniserer med kvarandre på har endra seg dei siste åra. I det digitale kommunikasjonssamfunnet møter me enorme mengder informasjon. Det kan vera utfordrande å sile ut kva som er viktig, og sjølv for ein sentral avsendar som Vinje kommune kan det vera krevjande å nå fram med eit bodskap, og sikre at informasjonen når den det gjeld.

Bruk av digitale kommunikasjonsverktøy og sosiale media gjev nye moglegheiter innan formidling, og gjer at me kan nå fram til fleire på ein rask og enkel måte. Samstundes har kommunen framleis målgrupper me ikkje når gjennom digital kommunikasjon, og det blir viktig å finne gode måtar å kommunisere med desse gruppene på, i eit elles digitalt samfunn. 

Nokre av Vinje kommune sine kommunikasjonsutfordringar handlar om å: 
• Bruke eit enkelt og klart språk i det daglege arbeidet, for å sikre at personar som er mottakar av ei teneste forstår vedtak, planar og annan informasjon frå kommunen. 
• Skape realistiske forventningar hjå innbyggjarane til dei tenestene kommunen leverer. 
• Motivere til dialog og medverknad med ulike målgrupper, på rett måte og til rett tid.
• Møte media og andre målgrupper på ein aktiv, open og planlagt måte. 
• Gjera Vinje kjend som ein god stad å bu og arbeide, for å sikre framtidig arbeidskraft og stabil folketalsutvikling.
• Byggje ein samlande kultur i Vinje kommune, der tilsette kjenner at dei høyrer til, blir involvert, og har lik tilgang på felles informasjon. 

Me bidreg til at det blir enklare å vera innbyggjar og tilsett i Vinje kommune 

• Me fylgjer prinsipp for klarspråk. Universell utforming ligg til grunn i alt arbeid med informasjon og kommunikasjon.
• Når det blir sett i gang nye prosessar, prosjekt og tenestetilbod, skal det lagast ein plan for korleis me skal informere ulike interessentar, som til dømes brukarar, innbyggjarar og andre aktuelle målgrupper. Sjå mal for ein enkel kommunikasjonsplan under “Ressursar”. 
• Me nyttar digitale verktøy som kan gjera informasjon lettare tilgjengeleg, og tilbyr opplæring til dei som ynskjer eller treng det. 

Me motiverer til deltaking og medverknad

• Me involverer innbyggjarane i beslutningsprosessar, gjennom varierte arbeidsformer og kanalar som er tilpassa formål og målgruppe.
• Me brukar digitale verktøy for å auke engasjement og deltaking frå innbyggjarane våre. 
• Me sikrar at tilsette blir involvert og får medverke i endringsprosessar, gjennom god leiarkommunikasjon. 

Me byggjer Vinje kommune sitt omdømme og identitet

• Me fokuserer på at me har gode og kjende tenester, og deler gladsaker frå Vinje.  
• Me er synlege og attraktive på arbeidsmarknaden. 
• Me er engasjerte ambassadørar for arbeidsplassen vår.

• Den nye kommunikasjonsplanen til Vinje kommune skal bli implementert på leiarnivå og ut i verksemdene.  
• Innbyggjarappen Civis skal bli ein prioritert informasjonskanal for innbyggjarar og tilsette.  
• Arbeid med innbyggjarinvolvering skal bli prioritert og utvikla, der nye arbeidsmåtar og kanalar blir utforska. 
• Auke kunnskap og kompetanse om klarspråk 
• Rekrutteringsverktøyet Webcruiter skal bli tatt i bruk av alle verksemder. 

Tilsette i Vinje kommune
Som tilsett har du eit ansvar for å fylge den vedtatte kommunikasjonsplanen med tilhøyrande retningsliner. Du har også eit sjølvstendig ansvar for å halde deg informert om kva som skjer i organisasjonen, i eigen verksemd/avdeling, og for å dele informasjon med andre. 

Leiarar i Vinje kommune
I Vinje kommune er kommunikasjon, både intern og ekstern, eit leiaransvar som fylgjer linjeprinsippet. Det vil seie at det er leiar sitt ansvar å sørgje for at sine tilsette fylgjer den vedtatte kommunikasjonsplanen med tilhøyrande retningsliner. Det er også leiar sitt ansvar å sjå at kommunikasjonsfaglege vurderingar og retningsliner blir tatt med i beslutnings- og arbeidsprosessar.

Kommunedirektøren  
Kommunedirektøren har hovudansvaret for at kommunikasjonen er profesjonell og etisk forsvarleg, og har ansvar for å fronte kommunen i administrativ samanheng.

Ordføraren 
Ordføraren uttalar seg på vegne av Vinje kommune og er kommunen sin juridiske person, i tillegg til å vera folkevald. Ordførar er også medlem av kommunen si kriseleiing og er talsperson i krisehandtering.

Krisekommunikasjon
Det er ordførar og kommunedirektør som har eit særskilt ansvar for krisekommunikasjon, jf. overordna beredskapsplan til Vinje kommune. I den overordna beredskapsplanen er det eit eige kapittel om krisekommunikasjon (internt dokument). Kommunikasjonsmedarbeider kan bli kalla inn til den kommunale kriseleiinga ved behov. 

Tenestetorget 
Tenestetorget har det faglege ansvaret for intern og ekstern kommunikasjon. Her kan du som leiar og tilsett få kommunikasjonsfaglege råd og praktisk hjelp. Det er Tenestetorget som har redaktør- og innhaldsansvar for kommunen si heimeside, intranett, innbyggjarappen Civis og hovudkanalane i sosiale media. Det er tilsette og leiarar i dei ulike einingane som delar informasjon dei ynskjer å kommuneisere internt eller eksternt med Tenstetorget, til dømes oppdatere informasjon på heimesida og sende aktuelle saker som skal bli kommunisert på intranett eller i andre kanalar.  

Omtale i media i det daglege
Det overordna prinsippet er at den som kjenner saka best skal uttale seg på vegne av kommunen, om ikkje anna er bestemt. Det betyr at den som har ansvaret for ei teneste, også har ansvaret for å informere om den.

Dei viktigaste målgruppene våre er innbyggjarane i Vinje, og tilsette i Vinje kommune. 

Andre målgrupper: 

• Hytteeigarar og andre tilreisande
• Næringslivet
• Frivillige organisasjonar
• Potensielle tilflyttarar og tilsette 
• Lag og foreiningar
• Media 

Kva er sosiale media?

Sosiale media er nettsider og applikasjonar (appar) som legg til rette for å skape og dele innhald, og delta i sosiale nettverk. Facebook er det mest vanlege sosiale mediet, både i Norge og internasjonalt. Andre sosiale media som også er mykje brukt, er til dømes X (Twitter), Instagram, YouTube og Snapchat. 

I Vinje kommune er det heimesida som er hovudkanalen for informasjon. Me brukar sosiale media som eit supplement til andre kommunikasjonskanalar.

Bruk av sosiale media inneber behandling av personopplysningar. Kommunen, og den aktuelle verksemda, er ansvarleg for at det skjer i samsvar med personvernregelverket. Les meir om personvern her (Datatilsynet - personvern og informasjonssikkerhet)  

Våre kontoar i sosiale media 

Vinje kommune har hovudkontoar på Facebook og Instagram. Me ynskjer at informasjon og gladsaker frå verksemdene blir delt gjennom hovudkontoane våre. Dette vil gjera informasjon frå Vinje kommune meir heilskapleg og tilgjengeleg, samstundes som me ynskjer å gje ulike målgrupper tilpassa informasjon i rett kanal. På denne måten vil me også ha betre oversikt, og det blir tryggare med tanke på lagring av data og personvern, som er ei utfordring ved bruk av sosiale media. 

Retningsliner for bruk 

1. Me representerer alltid kommunen når me brukar kontoane våre i sosiale media. 
2. Me brukar ein positiv tone i tekst og bilde. Me snakkar til innbyggjarane i Vinje, og brukar «du» for å framheve kva ulike tenester og vedtak betyr for den einskilde. 
3. Me svarar sakleg og høfleg på tilbakemeldingar. Det gjeld uavhengig om tilbakemeldingane er positive, nøytrale eller negative. 
4. Me skriv på nynorsk, og brukar prinsipp for klarspråk.
   Les sjekkliste for skribentar her (sprakradet.no)
5. Me skal informere og engasjere, ikkje provosere.
6. Me vil gje innbyggjarane i kommunen ei kjensle av å vera stolte over å bu i Vinje. Me deler positive nyhende og tilbod, og syner fram det me er stolte over. 
7. Kommentarfelt skal som hovudregel alltid vera opne. Administrator har ansvar for å fylgje opp innlegg og kommentarar, og skal slette kommentarar dersom dei inneheld personangrep, namngir tredjepersonar, eller er i strid med norsk lov. 
8. Me driv ikkje med sakshandsaming i sosiale media. På spørsmål som krev sakshandsaming, eller har verdi som dokumentasjon, gjer me innsendar merksam på kva kanal som skal bli brukt til det aktuelle spørsmålet/førespurnaden. Det kan til dømes vera å sende e-post til postmottak@vinje.kommune.no, eller bruke eDialog ved sensitive opplysningar. 
9. Innlegg som blir publisert eller delt på kommunen sine kontoar i sosiale media skal ikkje innehalde partipolitisk bodskap. Dei fire siste månadane før eit val skal me heller ikkje dele innlegg frå sider som formidlar politiske meiningar, til dømes ordføraren si Facebook-side.
10. Det er forbode å opprette konto på TikTok for verksemder i Vinje kommune.

Det er lov å ha det moro i sosiale media, og tonen kan vera meir uformell enn til dømes heimesida. Bruk av koselege bilde, emojis og artige tekstar kan gjera bodskapen meir interessant og levande. Ver varsam så bruk av humor ikkje krenkar eller støyter nokon.

Etiske retningsliner

Vinje kommune sine etiske retningsliner for tilsette gjeld også for bruk av sosiale media. Lov om teieplikt, personvern, ytringsfridom, lojalitet og andre lovar og reglar du forheld deg til i jobben din, gjeld også i sosiale media.
Les etiske retningsliner for Vinje kommune her 

Bruk av bilde og film 

Ver varsam med å dele bilde av personar i sosiale media, og særskilt bilde av barn og eldre. Om ein person kan bli identifisert, må du ha samtykke frå personen for å ta bilde, og for å publisere bilde. Unntak er offentlege markeringar med større folkemengder, som til dømes 17. mai-tog.

Dersom du brukar bilde som andre har fotografert, skal du opplyse om kven som er fotograf. Det er ikkje naudsynt om du brukar bilde frå bildebanken til Vinje kommune. 

Kontoar i sosiale media skal ikkje fungere som arkiv for lagring av bilde og film, men skal bestå av aktuelle nyhende. Bilde og film som er publisert meir enn eitt år tilbake i tid, skal bli sletta. 

Bilde av barn

• Del færrast mogleg bilde av personar som kan bli kjent att. 
• Del aldri bilde av andre sine barn utan samtykke frå føresette. 
• Ta gjerne bilde av personar bakfrå, slik at personane ikkje kan bli kjent att. 
• Ta gjerne bilde av detaljar og augeblikk, til dømes hender som grev i jorda, fingrar som målar, ting som blir laga eller bilde som viser aktivitet.  
• Ver bevisst på korleis du delar bilde. Alt må ikkje liggje opent, bruk gjerne personverninnstillingar og lukka grupper. 

Tilsette sin private bruk av sosiale media 

Ytringsfridomen skal stå sterkt i Vinje kommune, og kommunen ser positivt på at tilsette er samfunnsengasjerte og aktive, også i sosiale media. Det kan likevel vera ei utfordring å skilje mellom rollene som tilsett i Vinje kommune og som privatperson, fordi andre kan identifisere deg med den jobben du har. 

Nokon gode råd når du brukar sosiale media som privatperson:

• Teieplikta gjeld også i sosiale media. 
• Ver varsam med kva for informasjon du deler, og tenk gjennom om det du skriv i sosiale media kan få utilsikta konsekvensar for deg sjølv, andre personar, eller for Vinje kommune.
• Før du melder deg inn i grupper, eller «likar» sider og innlegg i sosiale media, er det lurt å vurdere om det kan koma i konflikt med di rolle som tilsett i Vinje kommune. 
• Vurder om du skal ha kontakt med elevar/brukarar/pårørande i sosiale media. Tenk i så fall på korleis du opptrer, og hugs at du i nokre roller kan vera eit forbilde. 
• Ver spesielt varsam med å ta bilde av kollegaer, av arbeidssituasjonar og av arbeidsplassen. Bilde av kollegaer kan berre bli publisert dersom kollegaer samtykker til publisering. 
• Lukka grupper på over 20-30 personar er juridisk sett offentlege grupper. Innlegg du deler i slike lukka grupper må tole å bli offentleggjort.
• Ikkje bruk kommunal e-postadresse når du opprettar private kontoar i sosiale media. 
• Ikkje last ned TikTok på kommunale mobiltelefonar, eller på private mobiltelefonar som er tilknytt kommunale system, til dømes Outlook.   
• Du kjem langt ved å bruke sunn fornuft 😊 

Ansvar og roller 

Kommunedirektøren har hovudansvaret for kommunen sine overordna kontoar i sosiale media. Tilsette på Tenestetorget er administratorar og har ansvar for innhald, publisering og oppfylgjing. 

Verksemder som ynskjer å vera synlege i sosiale media, men som av ulike grunnar ynskjer å ha eigen konto, skal ta kontakt med kommunikasjonsmedarbeider på Tenestetorget for å avklare korleis kontoen skal bli administrert og fylgt opp, og kva som er formålet med å ha eigen konto. Tenestetorget skal ha oversikt over alle kommunale kontoar i sosiale media, og kven som er administrator. Verksemdsleiar i aktuell verksemd har ansvaret for å halde denne oversikten oppdatert. 

Ressursar og kjelder 

• Les Rettleiar for bruk av sosiale media i kommunen her (SoMe-veileder-F41.pdf)
• Les veiledning om bilde av barn her (Bilder av barn | Datatilsynet)
• Les informasjon om sosiale media og personvern her (Internett, teknologi og apper | Datatilsynet)

Plan for kommunikasjon i krisesituasjonar er skildra i Overordna beredskapsplan for Vinje kommune 2023-2028 (internt dokument). 

Mal til enkel kommunikasjonsplan 

Når det blir sett i gang nye prosessar, prosjekt og tenestetilbod, skal det lagast ein plan for korleis me skal informere brukarar, innbyggjarar og andre aktuelle målgrupper. 
Her finn du mal du kan bruke for å lage ein enkel kommunikasjonsplan

Klarspråk

Med klarspråk meiner me korrekt, klar og brukartilpassa kommunikasjon. 
Du finn fleire gode ressursar til arbeid med klarspråk på intranett, under “verktøly og malar”. 
Du finn lenke til sida her: Klart språk - Vinje Intranett

Nynorsk 

I Vinje kommune skal alle tilsette bruke nynorsk som skriftspråk. 
Du finn målbruksplan for Vinje kommune her
Du kan få hjelp med rettskriving i nynorsk her: Nynorskhjelp (sprakradet.no)

Rettskriving 

Er du usikker på korleis eit ord blir skrive, er det lurt å slå opp ordet i ei ordbok. På nettsida ordbøkene.no kan du velje “vis bøying” for å sjå korleis ordet blir bøygd. Set gjerne nettsida som favoritt i nettlesaren din, så er det enkelt å slå opp ord du blir usikker på. 
Du finn lenke til ordbøkene.no her(ordbokene.no)

Grafisk profil 

Alle tilsette i Vinje kommune skal bruke den nye grafiske profilen. 
Du finn materiell på intranett, under “verktøy og malar”. 
Du finn lenke til sida her: Grafisk profil - Vinje Intranett

Universell utforming 

Universell utforming byggjer på tanken om at tenester skal vera tilgjengelege for alle, uavhengig av alder, funksjonsevne og utdanningsnivå. 
Du kan lese meir om universell utforming her: Tilsynet for universell utforming av ikt (uutilsynet.no)

Sjå introduksjonsfilm om universell utforming av IKT under: 

Kommunelova

Offentleglova

Forvaltningslova 

Språklova

Målbruksplan for Vinje 

Lov om universell utforming av IKT-løsninger

Stortingsmelding nr. 35 (2007-2008): Mål og meining — Ein heilskapleg norsk språkpolitikk