Personvern

Frå 20. juli 2018 trådde ny personvernlovgiving (GDPR) i kraft. Dette medfører at personvernlovgivinga vert lik i heile Europa. Lova gjev deg som innbyggjar rett til sjølv å avgjere korleis dine personopplysningar skal behandlast og kven som skal få tilgang til personopplysningane dine.

Det vert strengare krav til dokumentasjon og risikovurderingar for verksemder, og dei registrerte sine rettar er på fleire område styrkt.

Dei nye reglene inneber blant anna:

• Meir openheit rundt innsamling og bruk av personopplysningar. Dei som ber om samtykke til å bruke opplysningar, skal gje klår og tydeleg informasjon om korleis personopplysningane skal bli brukte
• Ein skal grunngje og avgrense bruk av personopplysningar. Det vil ikkje vere lov å samle inn eller lagre personopplysningar ein ikkje treng. Ein skal slette opplysningar som det ikkje lenger er behov for
• Ein skal rette feilaktige eller ufullstendige opplysningar
• Under visse føresetnader kan ein ha ein rett til å ta med seg personopplysningar frå ei verksemd til ei anna
• Den enkelte får i visse tilfelle ein rett til å protestere mot behandling av personopplysningane sine
• Den enkelte kan sleppe at det vert treft viktige avgjerder om han eller ho basert på ei heilautomatisert behandling av personopplysningar
• Det vert opna for betydeleg høgare gebyr ved brot av reglane

Vinje kommune samlar inn og handsamar personopplysningar som me treng for å utføra dei lovpålagte oppgåvene våre og andre tenester, og for å kunne sakshandsame førespurnader me får frå deg.

Når me «handsamar personopplysningar», tyder det til dømes at me samlar inn opplysningane, registrerer dei, set dei saman, lagrar dei eller utleverer dei.

Om Vinje kommune ynskjer å handsame personopplysningar som ikkje er naudsynte for å utføre dei lovpålagte oppgåvene våre, skal du bli informert om at det er frivillig å gje frå deg opplysningane og kva som er føremålet med handsaminga av personopplysningane. (t.d. ved spørjeundersøkingar)

For at Vinje kommune skal kunne levere kommunale tenester og ytingar til deg som innbyggjar, er det naudsynt å handsame personopplysningar. Det gjeld òg i relasjon til kommunen sine tilsette, lag og foreiningar, verksemder og andre samarbeidspartnarar.

Her er nokre sentrale lovar og forskrifter som regulerer kommunen si handsaming av personopplysningar:

• Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer handsaminga til kommunen av personopplysningar
• Ny personopplysningslov utfyller personvernforordninga (GDPR) på enkelte område
• Offentleglova med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg og når eit dokument kan unnatakas offentligheit
• Forvaltningsloven inneheld sakshandsamingsreglar. Som part i saka har du særskilde rettar, blant anna om innsyn i dokumenta i saka
• Arkivloven inneheld blant anna reglar for korleis dokument vert lagra og om avlevering til arkivinstitusjon
• Opplæringsloven inneheld med anna regler om innsamling, bruk og lagring av opplysningar i grunnskulen og ungdomsskulen
• Helseregisterloven inneheld reglar om korleis helseopplysningar som vert samla skal bli behandla, med anna korleis dei vert sikra, kven som har tilgjenge og om dei kan utleverast til andre

Samtykke

I nokre tilfelle kan kommunen behandle personopplysningar om deg basert på samtykket ditt. Du vil i slike tilfelle få informasjon om kva behandlinga går ut på og du må aktivt gje samtykke til behandling av personopplysningane dine. Du kan når som helst trekke samtykket ditt til tilbake. Ta kontakt med velkomstsenteret i kommunen.

Vinje kommune hentar inn naudsynt informasjon direkte frå deg når du søkjer om ei teneste frå kommunen.

Når me tilbyr lovpålagde tenester til innbyggjarane våre, kan me om det er naudsynt hente opplysningar om deg frå andre offentlege styresmakter eller offentlege register, eksempelvis likningsopplysningar eller andre opplysningar frå Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Me kan og be deg om anna type informasjon når du eksempelvis søkjer om ei teneste eller yting.

Du har alltid rett til å få vite kvar vi hentar opplysningar om deg i samband med dine tenester og ytingar i kommunen. Den enkelte teneste skal opplyse om dette i samband med at du til dømes søkjer ei teneste eller yting.

• Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

• Opplysningar som er naudsynte for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgarskap

• Opplysningar om relasjonane dine til andre, eksempelvis namn på ektefelle, sambuar, barn, sivilstatus

• Helseopplysningar som diagnose, medisinar

• Opplysningar knyta til dei tenestene du som innbyggjar nyttar, eksempelvis barnehage, skule, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese meir på Datatilsynet sine sider om kva som vert rekna som personopplysningar

Du gjev personopplysningane direkte til oss, til dømes via nettskjema på heimesida vår. Opplysningar du fyller inn vert sendt til Vinje kommune. Opplysningane gjer kommunen i stand til å behandle saka di.

Vinje kommune ynskjer å gje innbyggjarane eit digitalt svar. Det krev at me må vere sikre på at mottakar er rett person. Du vert difor beden om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysningar vil bli handsama fortruleg, og vil berre brukast til behandling av den konkrete sak. Fødselsnummer vil aldri visast på offentleg tilgjengelege dokument.

Me hentar inn personopplysningane dine frå andre offentlege etatar, som til dømes Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og fylkesmannen.

Kommunen sitt elektroniske sak-/arkiv system er hovudverktøyet som vert brukt for oppbevaring av personopplysningane dine. Opplysningane er her lagra i eit system der sakshandsamarane har personlege brukarnamn og der informasjon unnateke offentlegheit er tilgangsstyrt.

I tillegg nytter kommunen ei rekkje fagsystem som oppbevarer personopplysningar. Desse er normalt sikra på same vis som i sak-/arkiv  systemet. Kommunen sine tilsette har berre tilgang til dei systema og dei opplysningane vedkomande treng for å gjere jobben sin. Alle tilsette i kommunen har teieplikt.

Personopplysningane vert normalt berre nytta til det føremålet dei er samla inn for. Personopplysningane vert berre utlevert til tredjepartar der dette er naudsynt for saksarbeidet, til dømes dersom anna offentleg styresmakt må uttale seg før ein kan fatte eit vedtak.

Personopplysningar vert òg overført med heimel i lov til med anna NAV, sjukehus, politi, pensjonsleverandørar og skatte- og avgiftsstyresmaktene.

Enkelte av handsamingane vert utført i system som er drifta av eksterne leverandørar. Vinje kommune har inngått databehandlaravtaler som regulerer kva leverandørane kan gjere med personopplysningane som er lagra i systemet. Leverandørane kan som hovudregel ikkje nytte personopplysningane til andre føremål enn å levere den avtalte tenesta.

Dei fleste behandlingane er regulert av offentleglova, forvaltningslova og arkivlova. Desse lovene stiller krav til korleis opplysningane vert arkivert, og avgrensar høvet til å rette eller slette opplysningar. Dette er skildra i nemnde lover med forskrifter, og i personopplysningslova med forskrift. Opplysningane vil normalt behandlast for arkivføremål i ålmenta si interesse, òg etter at saksarbeidet er avslutta.

Rådmannen i kommunen er øvste ansvarleg for behandling av personopplysningar.

Du kan utøva rettane dine ved å senda ein e-post til postmottak@vinje.kommune.no eller ved å kontakta personvernsombodet vårt. Du har krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan 30 dagar.

Kravet ditt vil i utgangspunktet handsamast kostnadsfritt, men vi kan krevja administrasjonsgebyr ved fleire kopiar, overdrivne eller grunnlause innsynskrav.  (https://www.datatilsynet.no/rettar-og-pliktar/han-registrertes-rettar/rett-til-innsyn/)

Innsyn i eigne opplysningar

Du kan be om ein kopi av alle opplysningar vi handsamar om deg. Dersom du ber om spesifikke opplysningar, til dømes om skulegang, vil førespurnaden ha kortare handsamingstid.

Les meir om retten til innsyn

Korrigering av personopplysningar

Du kan be oss rette eller supplere opplysningar som er feilaktige eller misvisande.

Les meir om retten til å retta eller supplera opplysningar

Sletting av personopplysningar

I nokre samanhengar kan du be oss slette opplysningar om deg sjølv .

Les meir om retten til sletting

Avgrensing av handsaming av personopplysningar

I nokre situasjonar kan du òg be oss avgrensa handsaminga av opplysningar om deg.

Les meir om retten til avgrensing

Protestera mot ei handsaming av personopplysningar

Dersom vi handsamar opplysningar om deg med grunnlag i oppgåvene våre eller på bakgrunn av ein interesseavveging, har du rett til å protestere på vår handsaminga av dine opplysningar om.

Les meir om retten til å protestere

Du kan òg be om retting eller sletting av mangelfulle eller feilaktige opplysningar.

Dersom du tek kontakt med Vinje kommune med ei klage, vil me normalt syne til eller leggje ved klaga når me tek kontakt med den som klaga er retta mot. Du kan be om at me ikkje gjev opp kven du er ved når me tek kontakt med den andre parten. Det skal likevel svært mykje til for å nekta ein part innsyn i ei sak dersom han/ho ber om det. Kommunen kan difor ikkje garantere anonymitet ved denne type førespurnader.

Hovudregelen etter offentleglova, er at saksdokumenta til eit forvaltningsorgan er offentlege. Det tyder at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjere seg kjend med innhaldet i saksdokumenta til kommunen.

Din førespurnad til kommune vil og som hovudregel vere offentleg, uansett kva form den kjem i.

Kommunenhandterer likevel ein del dokument som inneheld opplysningar som er omfatta av teieplikt. Slike dokument vert unnatekne offentlegheit.

Interne dokument kan berre unnatakas offentlegheit når det finns ein lovheimel til det.